Accès & permissions

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En bref

Cet écran centralise la gestion des droits : quel rôle peut faire quoi, et quelles actions sensibles (remises, remboursements, sorties de caisse…) sont libres, soumises à validation d'un responsable ou interdites. C'est ici que vous protégez votre caisse contre les erreurs et les abus.

Pour qui / quand

Pour le gérant qui définit l'organisation de son équipe : à la mise en route, à l'arrivée d'un nouveau collaborateur, ou pour resserrer le contrôle sur les opérations à risque (remises trop élevées, remboursements abusifs).

Comment y accéder

Système → Accès & permissions

Prérequis

🔑 Gérer les autorisations

Tour de l'écran

En haut, trois métriques résument la configuration (rôles configurés, droits actifs, rôles validateurs) et un bouton Actualiser. En dessous, quatre onglets et le bouton Enregistrer :

• Utilisateurs : des cartes par rôle (Admin, Caissier, Cuisine, Manager, Serveur…) indiquant le nombre de droits actifs et un bouton Modifier ce rôle. Une pastille Validateur signale les rôles autorisés à valider les actions sensibles. Boutons Ouvrir les utilisateurs et Voir l'historique.

• Rôles et droits : pour chaque rôle, les groupes de permissions que vous activez ou désactivez : Vente et caisse, Commandes, Menu, Stock et cuisine, Rapports, Administration.

• Actions sensibles : pour chaque action, une politique parmi Autorisé, Demander validation (un responsable doit valider) ou Interdit. On y règle aussi des limites : pourcentage de remise maximal, montants maximaux de remboursement, de sortie de caisse, de paiement fournisseur et d'écart de clôture accepté, ainsi que la politique d'annulation de ticket.

• Historique : la trace des changements de droits.

Procédures pas à pas

Comprendre la logique : rôle puis ajustement

Un utilisateur hérite des droits de son rôle. On choisit donc d'abord le rôle d'une personne (onglet Utilisateurs / page Utilisateurs), puis on ajuste les droits de ce rôle dans Rôles et droits.

Modifier les droits d'un rôle

1. Ouvrez l'onglet Rôles et droits (ou cliquez sur Modifier ce rôle depuis une carte).

2. Activez ou désactivez les permissions par groupe (Vente et caisse, Stock et cuisine, etc.).

3. Cliquez sur Enregistrer.

Encadrer une action sensible

1. Ouvrez l'onglet Actions sensibles.

2. Pour l'action concernée (par exemple une remise), choisissez la politique : Autorisé, Demander validation ou Interdit.

3. Réglez la limite associée si elle existe (remise % maximale, montant maximal de remboursement, de sortie de caisse, de paiement fournisseur, écart de clôture toléré).

4. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter les changements

Ouvrez l'onglet Historique (ou le bouton Voir l'historique) pour voir qui a modifié quoi.

Messages & cas particuliers

• Les modifications ne sont prises en compte qu'après avoir cliqué sur Enregistrer.

• Demander validation signifie qu'un caissier pourra lancer l'action, mais qu'un rôle validateur devra l'approuver. Assurez-vous qu'au moins un rôle est marqué Validateur.

• Un rôle sans aucun droit (par exemple Serveur à 0 droit) ne pourra ouvrir aucun écran réservé.

Astuces

• Mettez les opérations à risque (remboursement, sortie de caisse) en Demander validation plutôt qu'en Autorisé : vous gardez la main sans bloquer le service.

• Vérifiez régulièrement l'onglet Historique et le Journal d'audit pour suivre les changements de droits.

Voir aussi

• E9. Journal d'audit

• E10. Préférences du Back-Office

Approuver une demande à distance

Dans Autorisations à distance, sélectionnez la bonne caisse puis filtrez les demandes en attente. Ce parcours nécessite un appareil sélectionné et le droit d’approbation à distance ; il peut ne pas être disponible dans le BO local.

1. Ouvrez les détails : employé, action, montant, motif et durée de validité.

2. Vérifiez que l’opération correspond à une demande réelle. Certaines actions Commerce exigent des droits supplémentaires, même pour un responsable.

3. Choisissez Approuver ou Refuser. Pour un refus, renseignez le motif si nécessaire puis confirmez.

4. Après confirmation, contrôlez le nouvel état. Approuvée ne signifie pas encore Consommée : l’action autorisée doit être exécutée sur la caisse dans sa période de validité.

5. Si la demande a expiré, changé de version ou déjà été traitée, actualisez la liste avant de réessayer. Ne créez pas une seconde opération métier pour compenser une interruption réseau.