Les achats commerce utilisent les produits et variantes du catalogue commerce, avec leurs unités et emplacements. Ils sont distincts des achats d’ingrédients de cuisine.
Valider une réception
Objectif : enregistrer ce qui est réellement livré, pas seulement ce qui était commandé.
Deux parcours : Réceptionner depuis une commande conserve le lien et son reliquat. Réception libre, depuis Articles fournisseur, sert à une livraison sans commande préalable ; les fiches fournisseur doivent déjà exister.
Document fournisseur : numéro du bon de livraison ou de la facture, pour retrouver la livraison. Ce champ n’est ni un code produit ni une pièce jointe. Frais de cette livraison : montant concernant cette réception ; ne ressaisissez pas le coût des produits dans ce champ.
Scannez un code connu de produit ou conditionnement, ou renseignez les lignes proposées. Le scan retrouve une ligne attendue ; il ne crée pas automatiquement un article fournisseur absent. Vérifiez toujours la quantité après plusieurs scans.
Pour chaque ligne, séparez Accepté, Abîmé et Refusé. Accepté entre dans l’emplacement choisi. Abîmé nécessite un emplacement adapté, de type endommagé ou quarantaine. Refusé est enregistré dans le document mais ne rentre pas en stock.
Vérifiez l’unité d’achat et la conversion. Les quantités de ce parcours sont des nombres entiers ; pour une unité décimale, respectez l’échelle de la fiche. Renseignez les lots et dates lorsqu’ils sont exigés pour le produit.
Une réception partielle est possible. En cas de surplus par rapport à la commande, ou d’écart, renseignez le motif demandé et obtenez l’approbation nécessaire. Ne modifiez pas artificiellement une quantité pour contourner ce contrôle.
Valider enregistre la réception et ses mouvements de stock. Contrôlez le document obtenu dans Réceptions avant de recommencer après une coupure ou une attente.
Exemple : 8 cartons acceptés de 12 bouteilles → 96 bouteilles dans le stock de destination. Les cartons refusés n’augmentent pas ce stock.
Après validation : ouvrez le document pour joindre un justificatif, corriger une erreur de saisie ou effectuer un retour fournisseur selon vos droits. Une correction rectifie les quantités par des écritures traçables ; un retour constate de la marchandise renvoyée et exige un emplacement source et un motif. Ne recréez pas la réception pour corriger l’ancienne.
Enregistrer une réception ne signifie pas que le fournisseur a été payé. Ce parcours ne remplace pas l’enregistrement du règlement fournisseur.
Nouvelle saisie : en Réception libre, choisissez la destination commune puis Ajouter des articles. Ajustez les destinations par ligne si nécessaire. Les prix sont affichés si vos droits le permettent. Le récapitulatif précise, pour chaque article, la quantité en unité de stock et sa destination ; il ne mélange pas bouteilles et kilogrammes. Les refusés n’entrent pas en stock. Vérifiez le tout puis Valider l’entrée en stock. Une tentative échouée conserve la même demande pour Réessayer sans dupliquer la réception.
Corrections, retours et justificatifs
Corriger une saisie : ouvrez la réception d’origine, choisissez Correction de réception et indiquez le motif. Dans Accepté / Abîmé / Refusé, saisissez les quantités de cette réception à annuler, pas les nouveaux totaux et pas des valeurs négatives. Exemple : 10 cartons acceptés saisis au lieu de 8 → corrigez 2 cartons dans Accepté. Les lignes laissées à 0 ne sont pas corrigées. La réception originale reste conservée ; un document inverse est ajouté.
Retour fournisseur : ouvrez la réception d’origine, choisissez Retour fournisseur, indiquez le motif, la quantité effectivement renvoyée et son emplacement source. Attention : la quantité retournée est exprimée en unité de stock, pas en cartons d’achat. Pour renvoyer un carton de 12 bouteilles stockées à la pièce, saisissez 12. Renseignez le montant d’avoir attendu et son numéro si vous les connaissez ; cela n’enregistre pas un remboursement reçu en caisse. Vérifiez le stock disponible et les droits avant de valider.
Joindre un justificatif : depuis le document, choisissez Joindre puis Choisir un fichier. Formats acceptés : PDF, JPEG ou PNG, jusqu’à 2 Mo. Le fichier est rattaché au document sélectionné ; saisir son numéro dans Document fournisseur n’attache pas le fichier. Si l’enregistrement échoue et propose Réessayer le même fichier, utilisez cette action pour conserver la même demande.