Les achats commerce utilisent les produits et variantes du catalogue commerce, avec leurs unités et emplacements. Ils sont distincts des achats d’ingrédients de cuisine.
Avant de commencer
À quoi sert cet écran ?
Il prépare les achats auprès de vos fournisseurs, enregistre les marchandises livrées et suit les impressions d’étiquettes. Les quatre onglets ont des rôles différents : une fiche fournisseur n’est pas une commande, et une commande n’est pas une réception.
Préparez le magasin. Créez les produits ou variantes, leurs codes et conditionnements, le fournisseur et les emplacements de stock. L’article doit être autorisé à l’achat. Vérifiez aussi les droits de l’employé et les fonctions Commerce reçues de PosAdmin.
Dans Articles fournisseur, sélectionnez le fournisseur puis associez les produits qu’il vous vend. Renseignez les unités, conversions, prix et conditions. Enregistrer cette fiche ne change pas le stock.
Pour commander avant la livraison, créez une commande, vérifiez les quantités, faites-la approuver puis indiquez son envoi. Le stock ne change pas encore.
Quand la marchandise arrive, ouvrez cette commande et choisissez Réceptionner. Si aucun bon de commande n’existe, utilisez Réception libre depuis Articles fournisseur. Ne faites pas les deux pour la même livraison.
Comptez et contrôlez la livraison, puis validez sa réception. C’est cette validation qui enregistre les mouvements de stock. Consultez ensuite Réceptions ; les impressions se suivent dans Étiquettes.
Si un onglet ou bouton manque : vérifiez la configuration Commerce et les autorisations. Un problème d’imprimante d’étiquettes ne signifie pas que les achats sont interdits.
Articles fournisseur
Objectif : enregistrer les conditions d’un produit chez un fournisseur.
Choisissez le fournisseur en haut. La liste concerne ce fournisseur, pas tous les produits du magasin. Aucun élément signifie qu’aucune fiche n’est affichée pour lui sur cette page.
Ajouter un article fournisseur : recherchez une partie du nom ou la référence interne, par exemple « sidi » ou « eau ». Sélectionnez le produit ou la variante. Si les achats sont désactivés, l’action Autoriser les achats nécessite les droits prévus ; elle ne crée pas de stock.
Choisissez le conditionnement s’il existe, puis l’unité d’achat. Vérifiez la conversion vers l’unité du stock. Un achat d’un carton de 12 bouteilles doit correspondre à 12 bouteilles, pas à une seule. Pour les unités décimales, respectez l’équivalence affichée sous l’unité.
Référence et code-barres fournisseur sont facultatifs. Ils décrivent les codes du fournisseur et ne remplacent pas vos codes de vente. Le code du carton peut être différent de celui de la bouteille.
Renseignez le prix dans la devise affichée et la quantité couverte par ce prix ; précisez HT ou TTC et le taux de taxe en pourcentage. Exemple : 36 pour 1 carton, et non 36 pour une bouteille si le tarif est au carton.
Minimum : plus petite quantité commandable. Multiple : quantité imposée par pas de 6, 12… Délai : nombre indicatif de jours. Préféré : offre préférée pour ce produit et ce conditionnement ; l’ancienne préférence équivalente est remplacée.
Enregistrez, puis retrouvez la fiche dans la liste. La modification d’une fiche met à jour les conditions des prochains achats ; les documents déjà validés conservent leurs informations enregistrées.
Les trois boutons ne sont pas équivalents : Ajouter un article prépare la fiche ; Nouvelle commande prépare une demande d’achat ; Réception libre constate une livraison sans commande préalable.
Dans Nouvelle commande et Réception libre, utilisez Ajouter des articles : la recherche parcourt les articles achetables de ce fournisseur, indépendamment de la page précédente. Cherchez une partie du nom, la référence interne ou les codes fournisseur. Page suivante affiche les résultats suivants. Si la liste est vide, créez d’abord une fiche article fournisseur et vérifiez son activation.