يعرّف دفتر العملاء الأشخاص، بينما تتابع الحسابات الديون والاستحقاقات والأرصدة المقدمة والمدفوعات. يعتمد الوصول على الإعدادات والصلاحيات ولا يمنح تلقائياً حق البيع بالأجل.
فتح المساحة المناسبة
استخدم العميل للدفتر وحسابات العملاء للأرصدة عبر أدوات الكاشير المصرح بها. إذا غابت الأداة يستطيع المسؤول إضافتها من محرر التخطيط. على كاشير ثانوي لا يعرض الأرصدة، راجع الكاشير الرئيسي؛ «الأرصدة غير متاحة» لا تعني أن الرصيد صفر.
البحث والتهيئة
ابحث بالاسم أو الهاتف وضيّق نتائج الدفتر عند الحاجة. تجنب التكرار. رشّح الحسابات حسب المستحق أو المتأخر أو الرصيد المقدم أو المسدّد. تبقى الحسابات المؤرشفة ذات دين أو رصيد مقدم ظاهرة. إذا لم يُهيأ الحساب، فاضبط شروط الحساب والاستحقاقات والسقف بالصلاحيات اللازمة قبل التحصيل.
قراءة التفاصيل
افتح عرض الحساب وقارن الدين والمتأخر والرصيد المقدم المتاح. يخص تبويب الطلبات الطلبات المسلّمة على الحساب، وليس جميع طلبات المخبز. تعرض المدفوعات والسجل العمليات وإيصالاتها. حمّل بقية الحركات قبل الاستنتاج بأن دفعة مفقودة.
تحصيل دفعة
افتح تحصيل في الحساب الصحيح.
أدخل مبلغاً جزئياً أو اختر تسديد الكل.
اختر الوسيلة المستلمة فعلياً. للنقد أدخل المبلغ المسلم وراجع الباقي.
راجع الدين قبل وبعد وتوزيع الدفعة. إبقاء مبلغ يزيد عن الدين كرصيد مقدم يتطلب اختياراً صريحاً؛ لا تخلط بينه وبين الباقي المعاد.
أكد مرة واحدة وانتظر النجاح ثم تحقق من الرصيد الجديد والإيصال.
الاستئناف والتصحيح
بعد الانتظار أو الانقطاع راجع الدفعات والرصيد قبل إعادة المحاولة. حدّث القائمة المنتهية الصلاحية. استخدم التصحيحات المصرح بها وأسبابها؛ أرشفة العميل لا تمحو دينه. سداد الدين ليس بيعاً جديداً للمنتجات نفسها ولا ينبغي أن يخصم مخزونها مرة أخرى.